Тексты для автоответчика и голосового меню компании: готовые примеры
Готовые тексты для автоответчика: приветствие, голосовое меню, нерабочее время, очередь и голосовая почта — и правила, по которым их пишут.
Клиент слышит автоответчик раньше, чем сотрудника, и по нему решает, дождаться ответа или положить трубку. Ниже — тексты для каждой ситуации и несколько правил, чтобы их было легко слушать.
Правила хорошего текста
- Коротко. Приветствие — до 10 секунд. Всё, что дольше, клиент перебивает или бросает трубку.
- Самое частое — первым. Если 70 % звонков — запись, «запись» должна быть под цифрой 1.
- Не больше четырёх пунктов на уровне меню. Пятый уже не запоминают. Остальное — во второй уровень.
- Всегда выход к человеку. Ноль — оператор: этого ждут все.
- Цифра после действия. «Чтобы записаться, нажмите 1» запоминается лучше, чем «нажмите 1, чтобы записаться»: человек сначала узнаёт свой случай, потом слышит цифру.
- Без рекламы в начале. Акцию можно сказать, пока клиент ждёт в очереди, а не перед меню.
Текст голосового приветствия
Здравствуйте! Вы позвонили в сервисный центр «Техника Плюс». Пожалуйста, оставайтесь на линии — вам ответит первый освободившийся специалист.
Короткий вариант:
«Техника Плюс», здравствуйте! Соединяем со специалистом.
Голосовое меню
Здравствуйте! Вы позвонили в клинику «Здоровье». Чтобы записаться на приём, нажмите 1. Чтобы узнать результаты анализов, нажмите 2. Для вопросов об оплате нажмите 3. Чтобы поговорить с администратором, нажмите 0.
Короткий вариант для небольшого офиса:
Здравствуйте, компания «Северный ветер». Отдел продаж — 1, бухгалтерия — 2, остальные вопросы — 0.
Нерабочее время
Здравствуйте! Вы позвонили в «Техника Плюс». Сейчас мы не работаем. Мы открыты с понедельника по пятницу с 9 до 20, в субботу — с 10 до 16. Оставьте сообщение после сигнала, и мы перезвоним в начале рабочего дня.
Ожидание в очереди
Все специалисты сейчас заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии — вам ответит первый освободившийся сотрудник.
Если называете в тексте срок ответа, обещайте только тот, который команда действительно выдерживает.
Голосовая почта
Здравствуйте! Сейчас никто не может ответить. Назовите, пожалуйста, ваше имя и номер телефона и коротко опишите вопрос после сигнала. Мы перезвоним.
Праздники
Здравствуйте! С 1 по 8 января «Техника Плюс» не работает. Срочные заявки принимаем на сайте, а с 9 января ответим на все звонки. С праздником!
Как поставить текст на линию
Текст записывают сами или заказывают диктору, а затем загружают в схему звонка. В виртуальной АТС Softats приветствие добавляют прямо в блоке «Голосовое меню», «Очередь» или «Голосовая почта», а нерабочее время задаёт блок «Время в диапазоне». Как это выглядит:
Если читать скрипт по телефону некому, на звонки может отвечать голосовой робот с ИИ: он не читает текст по кругу, а понимает вопрос, заданный своими словами, и отвечает на частые вопросы по вашим материалам.